Outlook – skrzynki współdzielone – podpisy i wyszukiwanie
Skrzynki współdzielone -automapping – zaleta czy problem?
Outlook dla Microsoft 365 ma możliwość automatycznego podłączania skrzynek współdzielonych, nazywaną „automapping for shared mailboxes”. W zasadzie wspaniała idea, ponieważ gdy tylko administrator przydzieli nam prawa do nowej skrzynki, pojawi się ona w naszym Outlooku. 😍
„Ta funkcjonalność wydawałaby się mieć same zalety. Szczególnie gdy zwrócimy uwagę na to, że skrzynki współdzielone w Microsoft 365 nie wymagają dodatkowych licencji i nie ma ograniczeń co do ich liczby. 💵💰.
Czy jednak na pewno automapping to tylko zaleta? Ostatnio u pewnego klienta, u którego skrzynki współdzielone (wiele skrzynek) stanowią fundament pracy z pocztą elektroniczną napotkałem pewne komplikacje, które mimo, że wynikają z samej aplikacji nie dawały mi spokoju, gdyż praktycznie uniemożliwiały czerpanie z automatyzacji niektórych procesów 🤷♂️. Aż mi było wstyd za Microsoft gdyż znalazłem mnóstwo dowodów że to tak działa (tzn. nie działa) i nie ma w planach aby to było zmienione🙄.
Problem z wyszukiwaniem w skrzynkach współdzielonych
Okazuje się, że domyślnie automatycznie dołączane skrzynki współdzielone nie są objęte wyszukiwaniem. Wpisując frazę w głównej wyszukiwarce programu Outlook nie otrzymujemy wyników ze skrzynek współdzielonych nawet wybierając wszystkie elementy programu Outlook (!) Aby przeszukać skrzynki współdzielone, konieczne jest wyszukiwanie w każdej z nich z osobna z poziomu Skrzynki odbiorczej (Inbox).
Indywidualne podpisy (stopki) dla poszczególnych skrzynek współdzielonych
Dodatkowym poważnym utrudnieniem jest brak możliwości zdefiniowania podpisów (stopek) indywidualnie dla skrzynek roboczych. Dzieje się tak ponieważ Outlook definiuje stopki na poziomie kont, a skrzynki współdzielone nie są kontem.
Jednym z pomysłów na rozwiązanie byłaby konwersja skrzynek współdzielonych na konta, jednak wiąże się to z koniecznością przydzielenia licencji Microsoft 365 (przynajmniej Business Basic lub Exchange Online tym skrzynkom oraz co chyba najgorsze logowanie się dodatkowym kontem? Dzielenie się poświadczeniami konta 🤯😬
Problemu tez nie rozwiązuje dodanie skrzynek bez automapowania za pomocą zaawansowanych ustawień konta podstawowego:
Jak rozwiązać problem? Czyli, a jednak się da!
Jest jednak sposób aby obejść oba powyższe problemy dodając skrzynki współdzielone jak niezależne konta a jednocześnie używać tylko swoich indywidualnych poświadczeń.
UWAGA: Zanim zostanie podłączona skrzynka jako niezależne konto należy bezwzględnie wyłączyć opcję automapowania. Jest to parametr uprawnienia, który należy zmodyfikować per uprawniony użytkownik i skrzynka. Szczegółowy opis jest tu: Remove automapping for a shared mailbox – Outlook | Microsoft Learn
- Najpierw należy wybrać menu Plik i wejść w Ustawienia kont:
2. Następnie w Ustawienia kont należy wybrać Ustawienia kont… 🙃 i w okienku ustawień, gdzie widać nasze podstawowe konto (a nie widać skrzynek współdzielonych) kliknąć Nowy…
4. Następnie wpisujemy pełny adres skrzynki współdzielonej:
4. W kolejnym kroku zaczyna się cała magia!!! 🧙. Logujemy się nie na konto skrzynki współdzielonej, lecz na własne konto indywidualne, które ma prawo do skrzynki współdzielonej.
Po zalogowaniu się na swoje indywidualne konto i ewentualnej dodatkowej autoryzacji 2FA. Zostaniemy poinformowani, że zmiany zaczną być widoczne po restarcie Outlooka. Jeśli mamy kolejne skrzynki współdzielone do dodania możemy zrobić to zanim uruchomimy ponownie aplikację.
Efekt końcowy
Gdy skończymy dodawanie i uruchomimy ponownie Outlook w ustawieniach kont będziemy widzieć skrzynki współdzielone jako niezależne konta.
Podobnie będziemy mogli definiować podpisy indywidualnie dla każdej skrzynki współdzielonej, a co najważniejsze podpisy te będą przechowywane na serwerze i współdzielone razem ze skrzynką do innych osób, które używają tych skrzynek.
